組織間の電子文書フロー: どのように機能するのでしょうか? 取引先との電子文書管理: どこから始めるべきか必要なものを電子文書に移行します。

同社は、一次文書、特に請求書、請求書、取引相手との商品供給の請求書の電子文書管理に切り替える予定です。売主と買主のデジタル署名が記載された文書のみを記録に残すだけで十分ですか? それとも、取引相手の署名と押印を文書に押印するために、買主と一次文書を交換する必要もありますか?

答え

電子署名によって認証され、いつでも印刷できる電子的なものは十分あります。

この立場の理論的根拠は、以下の Glavbukh System の資料に記載されています。 .

会計における書類の流れを整理する方法

電子一次文書を作成および認証する方法

一次文書は紙と電子形式の両方で作成できます（2011 年 12 月 6 日法律第 402-FZ 号第 9 条の第 5 部）。最後のオプションは、文書が電子署名で証明されている場合に可能です (2011 年 4 月 6 日法律第 63-FZ 第 6 条)。

電子文書

貿易業務中の物品の移転に関する文書を電子形式で提出するための形式は、2015 年 11 月 30 日付ロシア連邦税務局命令 No. ММВ-7-10/551 によって承認されました。業務結果の移転に関する文書（サービスの提供に関する文書）を電子形式で提示するための形式は、2015 年 11 月 30 日付ロシア連邦税務局命令 No. ММВ-7-10/552 によって承認されました。これらの形式は、ビジネス活動と、検査の要求に応じて電子形式で文書を提出する場合の両方に関連します。

ロシア連邦税務局は、標準フォームのフォーマットを開発する予定はありません。

ロシアの法律または協定で、取引相手または政府機関 (税務署など) に一次文書を紙で提出することが規定されている場合、組織は自費で文書の紙のコピーを作成する義務があります。電子文書 (2011 年 12 月 6 日法律第 402 号連邦法第 6 条、第 9 条)。

組織がロシア連邦税務局によって承認された形式に従っていない文書を作成した場合はどうなりますか? 次に、フォームを紙で検査官に提出します。文書が電子署名で署名されていることをメモしてコピーを証明します。

税務調査官への書類の提出方法については、以下をご覧ください。

 机上税務調査中に検査官の要求に応じて書類を提出する方法。

 現地税務調査において検査官の要求に応じて書類を提出する方法。

電子署名

電子署名には次の種類があります。

 シンプル。

 未熟練者を強化。

 強化された資格。

主要な会計文書にどの電子署名を使用するかは、連邦会計基準 (2011 年 12 月 6 日法律第 402-FZ の第 21 条第 3 部第 4 条) によって定められています。しかし、現在そのような基準はありません。したがって、任意の電子署名を使用してプライマリ文書に署名できます。

単純な署名または強化された不適格署名で署名された文書には、手書きの署名が付いた紙の文書と同等の効力があります。ただし、これらの署名を検証するために取引相手間で合意がある場合に限ります。同様の結論は、2011 年 4 月 6 日付け法律第 63-FZ の第 6 条第 1 項および第 2 項からも得られ、2016 年 1 月 13 日付ロシア財務省からの書簡 No. 03-03-06/1/ によって確認されています。 259、2015 年 5 月 5 日付 No. 07-01-06/25701、2015 年 8 月 4 日付 No. 03-03-06/44905、ロシア連邦税務局 2016 年 5 月 19 日付 No. SD-4-3/ 8904。

以前、ロシア財務省は異なる立場をとっていたことに注意してください。一次文書は強化された適格署名によってのみ認証される必要があるということです。単純な署名または強化された無限定署名を使用すると、その文書は会計および税務会計では受け入れられません。このような説明は、ロシア財務省によって、2013年4月12日付の書簡、2012年12月25日付のNo.03-03-07/12250、2012年5月28日付のNo.03-03-06/2/139で行われた。 No. 03-03-06/2/67、2011 年 7 月 7 日付 No.03-03-06/1/409。

その後の書簡でロシア財務省が立場を軟化させたことを考慮すると、デジタル文書はあらゆる電子署名で認証できる。ただし、強力な修飾署名を使用する方が安全です。

86.98045 (6,8,9,24,92)

電子文書管理に関して会計方針に反映すべき内容

組織が一次文書を電子形式で処理することを決定した場合、この文書管理方法を会計方針に反映する必要があります。特に、会計ポリシーでは以下を記録する必要があります。
- 電子文書フローに参加している文書のリスト。
- 電子文書に署名する権利を持つ従業員のリスト。
- 文書の電子交換方法（電子文書管理オペレーターの関与の有無にかかわらず）。
- 電子文書を保存する手順。
- 税務署の求めに応じて書類を提出する方法（電子的または紙）。

ただし、組織が使用する電子文書の形式を会計方針に反映する必要はありません。これは、ロシア連邦税務局によって、2015 年 11 月 10 日付けの書簡 No. ED-4-15/19671 で確認されました。この書簡は税務上の会計方針を扱っていますが、ロシア連邦税務局の結論は会計上の会計方針にも関連しています。

セルゲイ・ラズグリン、ロシア連邦の実際の州議会議員、3等

冊子ダウンロード（1MB）

適格電子署名 (CES) で署名された電子文書には法的効力があり、紙の文書と完全に類似しています。

電子文書の流れは、2011 年 4 月 6 日付けの連邦法 No. 63-FZ「電子署名について」、2011 年 12 月 6 日付けの連邦法「会計について」、2011 年 4 月付けのロシア連邦財務省令によって規制されています。 /25/2011 N 50n「電子デジタル署名を使用した電気通信チャネルを介した電子形式での請求書の発行および受信手順の承認について」。

電子文書管理への移行により、次のことが可能になります。

2014 年 12 月以降、MMK は 50 以上の取引相手との電子文書交換に切り替えました。

この交換は、ロシア連邦税務局の命令に従って、正式な文書として実行されます。請求書、TORG-12、実行された作業（提供されたサービス）の証明書。商品の譲渡、業務の遂行、サービスの提供を確認する Excel、Word、PDF 形式の文書。

準備段階には次の手順が含まれます。

EDF オペレーターの選択。リストはウェブサイト http://www.nalog.ru/opendata/7707329152-reestropereldoc/ で公開されています。
オペレーターが SKB-Kontur ではない場合は、ローミングが利用可能かどうか https://kontur.ru/diadoc/roaming で確認してください。
MMK-Informservice LLC のサービスセンターに連絡して、文書のテスト交換を手配します。
関連する契約に署名することによる、電子形式での文書交換への移行の法的登録。

平均して、契約への署名を含む電子文書の交換プロセスを整理するには、次のような時間がかかります。 2週間から1ヶ月程度。

1C-EDO ユーザー向けのローミングの設定

1C-EDO サービスのユーザーとその相手方が、1C-EDO に含まれる EDO SF オペレータの 1 つ (リストはここで参照できます) を通じて EDO に接続している場合、ローミングは設定する必要はなく、自動的に機能します。取引相手との電子文書の交換に関する契約を締結するための指示に従うだけで十分です。

1C-EDO サービスのユーザーが EDO オペレーター SF Kaluga Astral 経由で接続し、その相手方が EDO オペレーター Taxcom 経由で接続している場合は、ローミングの設定も申請しないでください。

電子文書管理 - Yandex.Money エクスペリエンスに切り替える必要がありますか?

このような取引先との電子文書管理の設定は、次の方法で実行されます。 説明書 .

EDF オペレーター SF Kaluga Astral を介した他のオペレーターとのローミングのステータスに関する現在の情報は、ここにあります。

現在、EDO への接続時に Kaluga Astral オペレーターを選択した 1C-EDO サービスのユーザーは、1C-EDO サービスのオペレーターのリストに含まれていない 2 つのオペレーターとの申請に応じてローミングを設定できます。

SKB コントゥール

JSC NIIAS*

* JSC NIIAS は、JSC ロシア鉄道の専門運営会社です。注意！このオペレーターによる電子文書フローは、ユニバーサル転送文書 (SChF 機能) およびユニバーサル調整文書 (KSChF 機能) に限定されます。

1C-EDO サービスのユーザーが EDO オペレーター SF Kaluga Astral を通じて接続されており、その相手が上記のローミングオペレーターのいずれかを通じて接続している場合は、次の手順に従う必要があります。

1. 1C EDF 相談窓口の電子メールアドレスに送信してください。 [メールで保護されています]「ローミングのリクエスト」という件名の手紙 団体名 INN KPP».

件名の例: 「LLC Romashka のローミング申請、TIN 1234567890、チェックポイント 123401001」

手紙には記入済みの内容を添付する必要があります ローミング設定の申請編集可能な形式 (DOC ファイル)、および管理者またはその他の権限のある人の署名、加入者組織の印鑑、および署名日が記載されたこのアプリケーションのスキャン。

テンプレート「ローミング設定申請書」

アプリケーションには次の情報が含まれている必要があります。

1C-EDO加入者について（組織名、INN/KPP、EDF参加者ID）
別の EDF Operator SF の加入者である 1 つ以上の取引相手について (取引相手組織の名前、INN/KPP、EDF Operator SF 取引相手の名前)。

ローミングアプリケーションの相手方識別子はオプションです。ただし、これが存在すると、アプリケーションの処理が高速化されます。

1 つのアプリケーションでリストできるのは 1 つの EDF オペレーターのみであることに注意してください。ローミングを設定したい取引相手が異なる EDF オペレータ (つまり、一部は SKB Kontur、その他は JSC NIIAS) に接続している場合、ローミング用に 2 つの別々の申請書に記入する必要があります。

2. ローミング交換を組織するための申請を受信した後、SF EDF オペレーターは開始者とその相手方に関する情報を 2 番目の SF EDF オペレーターに転送します。

「ローミング設定申請書」を作成する組織が、Kaluga-Astral オペレーターの加入者として、およびカウンターパーティオペレーター (SKB Kontur または JSC NIIAS) の加入者として同時に登録されている場合、次のことが必要です。追加で「オペレーターを選択するレター」を送信するには:

テンプレート「オペレーターの選択に関するレター」

「事業者選定書」記入例

3. 2 番目の EDF オペレーター SF は、財務省令 174n 号に従って、最初の EDF オペレーター SF の加入者とのローミング交換を組織するためにその加入者の同意を引き出します。

4. 計画された交換の 2 番目の参加者から同意を得た後、両方の SF EDF オペレータはローミング交換を設定し、「設定が行われました」という件名の手紙でローミング交換の実装について加入者に通知しました。

EDF オペレーター SF からセットアップに関する肯定的な応答を受け取った後、1C-EDO または 1C-Taksk に接続された 1C プログラムのユーザーは、ローミングで EDF の操作を開始するために、プログラムの「EDO 設定」メニューに入る必要があります (図.1または図3）を選択し、「ステータスを更新」ボタンをクリックします（図2または図4）。取引相手との EDI セットアップのステータスが「参加済み」に変わるはずです。

図 1 「1C の EDO 設定: Accounting 8 rev. 3.0」

注意！

ローミングを設定するには、自分で招待状を送信する必要はありません。必要なアクションはすべて、アプリケーションのフレームワーク内の EDF オペレーターのレベルで実行されます。
ローミング設定に関する通知を受け取ったが、EDF 設定が 1C で作成されていない場合は、次のことを行う必要があります。
・ローミング設定を確認した相手先詳細と「相手先」ディレクトリに記録されている相手先詳細の対応を確認してください。まず第一に、チェックポイントに注意してください。
· 「EDF 設定」ディレクトリに、この取引相手に関する現在の設定がないことを確認してください。

図 2 「1C の EDI 設定ステータスの更新: Accounting 8 rev. 3.0」

図 3 「1C の EDO 設定: Accounting 8 rev. 2.0」

図 4 「1C での EDI 設定のステータスの更新: Accounting 8 rev. 3.0」

これらの手順を完了すると、取引相手 http://its.1c.ru/edo との作業 (電子文書の送信または受信) に進むことができます。

何か質問がありますか？ 1C プログラムの EDF テクニカルサポートにお問い合わせください。

— 1C-Connect を通じて、サービス「1C-EDO: カスタマーサポート」;

— 単一の無料連邦番号 8-800-333-93-13。

- Eメール [メールで保護されています].

取引先との電子文書管理

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出版法

取引先との電子文書管理

ロシアの法律の改善と電子文書を扱うための自動ツールの開発により、組織間のペーパーレス (電子) 文書フローへの切り替え作業が非常に現実的になっています。

ESCOM.BPM 文書管理システムを使用すると、取引相手と最終文書を交換できるだけでなく、締結された契約や合意書のバージョンを電子的に承認することもできます。

取引相手との電子文書管理はどのように機能しますか?

取引先との電子文書管理を利用するには、それぞれの取引先と「電子文書の交換に関する協定」を締結する必要があります。

電子文書管理サーバー

取引相手と交換する電子文書は、文書システムサーバーの文書ストレージに配置する必要があります。このようなサーバーはクライアントの機器上でホストすることも、クラウドドキュメントストレージを使用することもできます。外部から文書管理システムサーバーへのアクセスは、各取引先の従業員の複数のワークステーションを含むユーザーワークステーションにインストールされた特別なクライアントアプリケーションを通じて実行されます。クライアントコンピュータと電子文書管理システムのアプリケーションサーバーとのやりとりは、SSL128規格による暗号化を施したhttpプロトコルで行われ、認証手続きを通過した場合のみ電子文書管理システムのインターフェースを介してのみ文書にアクセスできます。

電子文書を交換する際の電子署名証明書の使用

ドキュメント管理サーバーへの接続は、適切な証明書を持つコンピュータからのみ可能です。文書管理サーバーに接続するとき、ユーザーは個人デジタル証明書 (EDS) を使用して認証されます。このような証明書は、電子文書管理システムを使用する各ユーザーに発行されます。証明書はトークンタイプの電子媒体に記録され、さらに PIN コードによって保護されます。接続後、ユーザーは個人アカウントを入力してアクセスを取得します。 あなたの書類のみに。ユーザーによるドキュメントの作業は記録されます。
電子文書交換プロセスの開始者は、組織のマネージャーまたは電子文書管理の維持を担当する取引相手の従業員のいずれかです。電子文書を文書管理システムの取引相手に送信する前に、文書に電子署名を付ける必要があります。この操作は、Cryptopro プログラムを使用して実行されます。署名された文書は、文書管理システムを通じて受信者、つまり取引相手に送信されます。電子文書の交換を担当する相手方従業員は、新しい文書の受領に関する電子通知を受け取ります。文書を受け入れる場合、デジタル署名を使用して文書に署名します。文書に変更を加える必要がある場合、文書フローシステムでは、取引先の従業員が ドキュメントの新しいバージョンを作成します編集が完了したら、デジタル署名証明書を使用してこのバージョンに署名します。次に、文書管理システム内のこの文書を従業員に返却します (システムは、通知を使用して文書の新しいバージョンの受領について従業員に通知します)。次に、彼は受け取った文書のバージョンを検討し、必要に応じて社内の電子承認のために送信します。新しいバージョンにコメントがない場合、ドキュメントは電子署名で署名されます。両面にデジタル署名で署名された文書は最終的なものとみなされます。文書にコメントがある場合は、新しいバージョンが再度作成され、電子デジタル署名で署名され、署名のために取引相手に送信されます。ドキュメントのすべてのバージョンが保存され、表示できるようになります。最終的な文書にはステータス「有効」が割り当てられ、そのような文書はどちらの当事者も変更できません。

電子文書管理に切り替える方法

契約が終了した場合は、ステータス「Cancelled」が割り当てられます。
ESCOM.BPM プログラムでは、電子版の契約書、追加契約書、附属書、その他の電子文書を交換できます。

ソリューション「取引先との電子文書管理」の購入方法

取引相手との電子文書の交換を自動化するには、「Standard-PROF」エディションのサーバーライセンスを 1 つ購入する必要があり、このエディションのクライアントライセンスを多数購入する必要があります。クライアントライセンスの数は、プログラムを同時に使用するユーザーの数によって異なります。

また、認証局によって発行されたトークンキーの EDS 証明書と暗号プロバイダープログラム (Cryptopro CSP) のライセンスも必要です。暗号プロバイダープログラムは、電子デジタル署名ドキュメントに署名するユーザーのみがインストールする必要があります。
必要なソフトウェアの総コストを計算するには、書面で当社までご連絡ください。弊社のメールアドレス [メールで保護されています]

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EDFオペレーターと電子文書交換サービス

Diadoc 電子文書管理システムを使用すると、企業はロシア連邦で法的に重要な EDI を実行し、インターネット経由で文書を相互に交換できます。 Diadoc でドキュメントに署名するには、電子レポートと同様に、適格な電子署名が使用されます。 EPC は、取引相手間で追加の契約を締結することなく、法的意義を提供します。

取引相手（事業者）間での法的に重要な電子文書管理（USEDO）サービス。 YuZEDO は、請求書や納品書、その他あらゆる種類の文書の電子形式での交換を保証します。

ビジネスプロセスを最適化するための EDI ソリューションの国際プロバイダー: 社内および社外の電子文書管理、法的に重要な電子文書 (電子請求書、納品書など) の交換、電子署名など。

1C のソリューション。1C-EDO テクノロジーをサポートする電子文書管理 (EDF) オペレーターのいずれかを介して、他のプログラムを使用せずに、法的に重要な文書、電子請求書、その他の電子文書を 1C:Enterprise から直接交換できるようにします。

電子文書交換サービス。請求書、請求書、契約書などのあらゆる文書を数秒で取引相手に配信します。郵便や宅配サービスに依存する必要がなく、遅延や間違いを忘れて、規制当局に送信する書類を迅速に準備できるようになります。

このサービスを使用すると、クライアント、サプライヤー、パートナー、部門との、インターネットを介した電子請求書やその他の主要文書の交換を整理できます。

企業間で法的に重要な電子文書を電子交換するプロバイダー

インフォテック

法的に重要な電子文書管理、電子報告、認定認証センターを運営するロシアのオペレーター。

電子特急

電子申告の作成・送信サービス。

取引先との電子文書管理のメリットと切り替え方法

政府および企業のポータルで作業するための認定された電子署名。政府および商用プラットフォームのオークションに参加するための電子署名。

法的に重要な文書を企業間で交換するシステム。ロシア連邦の現行法に完全に準拠して、ERP システムのユーザーインターフェイスから財務および経済文書を直接交換できます。

SISLINK は、あらゆる業種に対して、法的に重要な売上高文書の確保 (DOCLINK)、流通管理 (DTS)、電子取引 (ETP)、およびモバイル取引自動化 (SFA) のためのサービスをクライアントに提供します。

成績証明書

インターネットを介して取引先やパートナーと電子文書を交換するためのシステム。公式文書と非公式文書は、Transcript を通じて送信されます。ローミングは他の EDI オペレーターと連携して機能します。 1Cで動作するためのAPIとモジュールが統合のために提供されています。

取引先とのEDI

取引先との EDI とは何ですか

LeraData プラットフォームを使用すると、ビジネスパートナーと EDI および USD ドキュメントを交換できます。
電子文書管理を始めるには、たった 1 つのステップを踏むだけです。
適切なメニュー項目を選択して電子文書を交換するには、個人アカウントでパートナーを「招待」する必要があります。

なぜこれが必要なのでしょうか?

このサービスに接続すると、パートナーとのやり取りの効率が飛躍的に向上します。

01. 情報の有効性 - 常に信頼できる情報。文書を一方的に修正および変更することはもはや不可能です。

取引先との電子文書フローに接続する

02. 文書は受取人に 100% 配達されます。「人的要因」による配送失敗についての議論はありません。参加者の誰も、手紙を受け取らなかった、または手紙が最終的に「スパム」になってしまい、受信者がそれに気づかなかったという事実には言及しません。
03. 統合。ビジネスプロセスの自動化。統合モジュールの使用時にパートナーの会計システムにデータを自動的に入力することで、時間コストを削減し (最大 80%)、「入力エラー」を排除します。
04. エラーはありません。文書を送信すると、文書に含まれる情報の有効性が自動的にチェックされます。
05. オフィスのメンテナンスコストを最大80～90%削減（事務機器、カートリッジ、用紙のメンテナンス）。

06. アーカイブのための賃貸施設、保守要員、防火管理など、文書アーカイブを維持する必要はありません。文書アーカイブはプラットフォーム上で 24 時間年中無休で利用できます。
07. アーカイブ文書と現在の文書を瞬時に検索します。
08. 法的に重要な終了文書 (UZD - 請求書/請求書、Torg12、完了証明書) をパートナーに即時配信します。その結果、速達サービスやロシアの郵便などの形での紙文書の配達には仲介者が存在せず、その結果、合理的な期間を超えた紛失、不達、または配達の遅れの問題が発生します（特に、次のような場合）。 USD の会計報告期間）は削除されます。
09. 現在の価格表の即時交換
10. いつでもどこからでも Web プラットフォーム経由でアクセスできます。
11. 統合ソリューションが実装されている場合は、Web インターフェイスと会計システムの両方で、「注文」から「配送」までのチェーンを完全に制御します。

その結果、パートナー間のやり取りが簡素化され、ビジネスプロセスの速度が大幅に向上し、企業の収益性が向上します。

このサービスは、ビジネスパートナー間の電子ドキュメントフローの枠組みの中で提供されます。 を除外する小売店チェーン、配送センターなどと電子文書を交換するためのオプション
詳細については、8 800 555 96 26 (ロシア国内はフリーダイヤル) に電話するか、電子メールで当社のマネージャーにお問い合わせください。 [メールで保護されています]

電子文書管理 (EDF) は、仮想署名付きの電子文書の使用に基づいて情報を交換する迅速な方法です。これは、ビジネス運営のための効果的なツールとして、世界の先進国で長い間認められてきました。

本質

組織間の電子ドキュメントフローは、ドキュメントの作成、処理、送信、転送、受信、保存、使用、および破棄のための一連のプロセスです。これらすべてのプロセスは、完全性をチェックし、文書が受信されたことを確認した後に実行されます。

法人間の文書の流れに関するルールは、当事者の合意によって実行されます。情報は電気通信を使用して交換され、文書は電子メディアに保存されます。会計情報の保存期間は法律で定められた期間を超えてはなりません。

組織は、参加者の署名があれば、公式および非公式の文書を相互に交換できます。起業家活動の分野では、請求書、契約書、請求書、注文書、通知書、委任状などがこれにあたります。情報はテキスト、表、グラフィックファイルの形式で送信できます。

EDI導入の目的

EDI の実装の前提条件は次のとおりです。

日常業務の削減。
文書損失の削減。
ドキュメントの「透過的な」作業。
パフォーマンス規律の強化 - 指定された期間内に文書を提供するなど。

定量的な目標には次のようなものがあります。

書類処理にかかる時間を10分の1に短縮。
オフィスコストを半分に削減。

組織間の電子文書フロー: その仕組み

国内法に従い、組織間の電子文書のやり取りは双方の合意によって行われます。データを交換するには、参加者全員が 1 人のオペレーターの機器に接続している必要があります。次に、ユーザーは取引相手のリストに追加するリクエストを送信する必要があります。リクエストを確認した後、システム参加者はデータを交換できます。

EDI モジュールは次の機能を実行する必要があります。

取引相手をデータ交換に招待します。
アドレス帳を作成します。
会計ソフトウェア (1C など) と統合します。
ドキュメントに署名して暗号化します。
構造対応。
電子メールのステータスを追跡します。

組織間の電子文書のやり取りは証明書を使用して実行されます。サーバーへの接続と認証は個人デジタル証明書によって実行されます。電子デジタル署名はシステムの各ユーザーに発行され、トークン電子媒体に保存され、PIN コードで保護されます。ユーザーは、個人アカウントのログイン名とパスワードを入力する必要があります。この後初めて、彼は自分の文書にアクセスできるようになります。

システムに接続している組織の従業員は誰でも、交換プロセスを開始できます。文書を相手先に送信する前に、電子デジタル署名で署名する必要があります。この操作は、Cryptopro プログラムを使用して実行されます。ドキュメントは EDF 経由で送信されます。取引相手の従業員は、新しい文書の受信に関する通知を受け取ります。彼がそれを受け入れる場合は、電子署名も行います。文書に変更を加える必要がある場合は、新しい電子版が作成されます。編集が完了したら、デジタル署名を使用してすべての変更を保存する必要があります。その後、変更を記載した文書が取引相手に送信されます。必要に応じて、情報の電子調整が行われます。

再度変更を加える必要がある場合は、手順全体が再度繰り返されます。新しいバージョンについて不満がない場合、その文書は尊重されます。最終サンプルは 2 つのデジタル署名で署名されていると見なされます。ドキュメントのすべてのバージョンはサーバーに保存され、表示できます。サンプルに有効なステータスが割り当てられると、文書を修正することはできなくなります。失敗した契約には「キャンセル済み」ステータスが割り当てられます。これが、組織間の電子文書の流通方法です。

装置

組織間の電子文書フローには何が必要ですか? まず、通信事業者を選択し、情報を交換するための特別なソフトウェアをインストールする必要があります。第二に、電子通信を行う各相手方との間で「電子文書の交換に関する協定」を締結する必要があります。

すべてのドキュメントが保存される EDF サーバーをインストールすることも必要です。これは、クライアント機器またはクラウドストレージのいずれかです。外部からのシステムデータへのアクセスは、組織の従業員の機器にインストールされたアプリケーションを通じて実行されます。コンピュータとサーバーの通信は、SSL 128 暗号化が追加された HTTP プロトコルを介して実行され、ドキュメントへのアクセスは、認証後にアプリケーションインターフェイスを介してのみ実行されます。

EDIプロジェクト

プロセス自動化プロジェクトは、数か月から数年かかる場合があります。この期間は、自動化する必要があるプロセスの数、組織のリソースおよび財務能力に直接依存します。 EDI を実装するための簡単なスキームは次のとおりです。

ワーキンググループの創設。
プロジェクトの目標、期限、予算の策定。
既存のプロセスの調査。
タスクを開発します。
EDIシステムの設計。
EDMS導入のための協定に署名する。
就業規則の承認。
システムディレクトリに記入します。
トレーニング。
予備テストを実施します。
EDSの導入に関する命令の発行。
ソフトウェアと操作手順の改善。
パイロットプロジェクトの立ち上げ。
電子ドキュメントフローへの本格的な移行。

EDI実装におけるエラー

その際、法律で紙の使用が義務付けられているプロセスには特別な注意を払う必要があります。紙の文書を電子文書で複製することはできません。これにより、作業プロセスが大幅に遅くなり、自動化プロセス全体に対する否定的な態度が生じます。二重の仕事をするために追加料金を支払う人はいません。

実装プロセスでは、文書を扱うための新しい規則を作成し、スタッフを訓練し、それから初めて完全な実装に取り組む必要があります。これは、従業員が新しいテクノロジーを使用する利点を認識する場合にのみ達成できます。

もう 1 つのよくある間違いは、EDMS の要件の策定が不十分であることです。ユーザーが未構成のシステムで作業する必要がある場合、EDI プロセスは組織で受け入れられているものとは異なります。

組織間の電子文書フロー: メリットとデメリット

利点:

原本を郵送するコストを削減します。
ドキュメントを保管するためのスペースを節約します。すべて電子的に保存されます。
使いやすさ。ドキュメントは 1 つのワークステーションから送信されます。ドキュメントのクイック検索はステータス (送信、受信、受諾など) によって実行されます。
即時配達。送信されたすべての情報は数秒以内に受信者に届きます。
文書は、システム内の保存期間が終了するまで失われることはありません。

欠点:

機器を使用するにはライセンスを購入する必要があり、多額の費用がかかります。
ほとんどの場合、データは同じシステム内の参加者間でのみ交換できます。
1C または他のソフトウェアを使用した組織間の電子文書フローは、以前に使用されていたスキームとは異なります。新しいアルゴリズムの導入により、すべての従業員は仕事の進め方について疑問を持つことになります。
技術的装置。 EDI を導入する前に、組織は機器を購入し、従業員が新しいシステムを管理できるように準備する必要があります。
EDF は 1 年間有効な電子署名を使用して実行されます。証明書は監視され、迅速に更新される必要があります。税務当局との問題を避けるために、取引相手の証明書の有効期間を管理することも必要です。

法的規制

組織間の電子文書の流通を規制する規制は何ですか? ロシア連邦の法律には連邦法第 63 号「電子署名について」が含まれており、連邦税務局への書類提出の規則は財務省令 MMV-7-2/168 に規定されています。組織間の EDI は財務省命令第 50n 号に基づいて実行されます。電子形式での主要な会計文書の交換に関する規則は、連邦税務局命令番号 ММВ-7-6/36@ に規定されています。活動の過程におけるすべての EDF オペレーターは、連邦税務局 No. ММВ-7-6/253@ の命令に従う必要があります。

「VLSI」

SBIS 組織間の電子文書フローは、クライアントに次の利点をもたらします。

ロシア連邦に登録されている任意の組織に文書を送信できます。取引相手が SBIS システムに参加していない場合、従業員は組織の代表者に連絡し、システムへの参加への招待状を電子メールに送信するだけで済みます。リクエストの確認後、仲介者を介さずに参加者間の情報交換が直ちに行われます。
コンピュータにソフトウェアをインストールする必要はありません。必要なのは、最新のブラウザとインターネットアクセスだけです。
データを操作するために特別なプログラムは必要ありません。レポートが最初にサードパーティソフトウェア (1C など) で作成されている場合は、SLSIS システムとのデータ統合を構成できます。
文書の標準形式は確立されていません。テキスト、スプレッドシートファイル、画像などを送信できます。

SKB「コントゥール」

ロシアの最初のソフトウェア開発者の1つは、組織間の電子文書のやり取りを実行するための機器の供給にも従事しています。 Kontur は、電子ドキュメントの交換に使用される Diadoc システムを開発しました。このシステムの特徴は、海外からでもデータにアクセスできることです。同社はこの目的のために特別にローミング料金を開発しました。必要に応じて、API 経由でデータにアクセスできます。

あなたは何が必要ですか？

EDI に接続するには、組織は以下を購入する必要があります。

ライセンスされたソフトウェア。
サーバ;
機器を更新する。
列車のスタッフ;
内部アプリケーションと連携するように EDMS を構成および統合します。

組織間の電子文書フローを接続するには、そのような投資を行う必要がありますか? 技術サポートに関するコンサルティング、EDMS、およびソフトウェアのアップデートを経費に含めるのが投資の第 2 段階です。これらの費用は毎月支払う必要があります。

結論

紙の書類の流れは電子的なものに置き換えられつつあります。これにより、組織のプロセス維持コストが削減されるだけでなく、ビジネス全体の効率も向上します。 EDI が正常に機能するには、システム導入の目標を明確に策定し、機器を適切に構成する必要があります。

電子文書管理 (EDF)- 紙媒体を使用せずに電子形式で提出された文書を処理するための一連の自動プロセス。

承認された形式の電子文書はすべての会計プログラムのコンポーネントですが、電子文書が法的に認められるためには、電子署名で署名されている必要があります。

電子文書の種類

電子署名で署名された電子文書は、ロシア連邦の法律にその使用に対する直接の禁止が含まれていない場合に使用できます。

したがって、契約書、各種請求書、申請書、報告書、申請書のほか、納品書、請求書、請求書なども電子文書化することができます。

また、電子文書は非公式文書と公式文書に分けられます。

書簡、契約書、委任状、技術文書、その他の通信など、形式化されていない文書には、州による厳しい規制がありません。

形式化された文書については、特定の立法により、形式と送信の規制に関する厳格な要件が規定されています。

正式な文書とは、連邦税務局の形式に従って作成された文書です。

正式な書類は税計算の精度に直接影響するため、すべての移転手続きを遵守することが重要です。

正式な文書とは、電子請求書などです。

一部の主要書類に関して、ロシア連邦税務局は、TORG-12 形式の送り状およびサービスの受領証明書 (作品) の推奨フォーマットを開発しました。

推奨フォーマットが示されているにもかかわらず、企業が所得税経費を確認する必要がある場合に、税務署の求めに応じて電子的に送付しなければならないフォーマットです。

電子文書管理オプション

電子文書管理システムを構成するには 2 つのオプションがあります。 1つ目は、取引先と電子文書管理に関する契約を締結し、電子署名を施した文書をメールでやり取りすることです。この場合、簡単な電子署名を使用できます。

2 番目のオプションは、特別なオペレーターを通じて電子文書管理を組織することです。

この方法により、同社は電子文書の交換に関する規制に参加し、正式な文書（ロシア連邦税務局が形式を正式に承認したもの）と非公式の文書（契約書、合意書、調整報告書など）の両方を取引相手と交換できるようになります。。）。

電子文書管理システムの主な機能

電子文書管理システムの主な機能は次のとおりです。

文書の登録。

文書の実行の管理。

ディレクトリを作成して操作する。

紙と電子文書の移動を制御し、文書の作業履歴を維持します。

ドキュメントの詳細の作成と編集。

企業の文書フローに関するレポートの作成。

ファイルシステムおよびインターネットからドキュメントをインポートします。

テンプレートに基づいてシステムからドキュメントを直接作成します (直接統合)。

ドキュメントのバージョン、複雑なマルチコンポーネントおよびマルチフォーマットのドキュメント、添付ファイルの操作。

文書の電子配布。

フォルダー内のドキュメントを操作する。

スキャンと認識を通じて文書を受け取ります。

情報へのアクセスと文書の処理にかかるコストを削減します。

電子文書管理のメリット

電子文書管理の主な利点は次のとおりです。

電子アーカイブにおける文書の集中化、構造化、体系化された保管。

紙の請求書の印刷、郵送、保管にかかるコストを削減します。

文書の生成および処理手順（登録、承認など）に対する統一的なアプローチ。

書類の送付、登録、承認にかかる時間の短縮。

書類に署名する速度。

オンラインで文書に関するあらゆる操作を 24 時間実行できる機能 (検索、ダウンロード、印刷、調整、拒否、文書の移動の追跡など)。

ドキュメントを素早く検索できます。

交換の機密性は文書の暗号化によって保証されます。

電子デジタル署名 (EDS) は、署名者の識別と送信される文書の完全性を保証します。

電子文書の受け渡しは文書管理事業者によって保証されます。

電子文書管理システムの導入

電子文書管理システムを運用するには、次のことを行う必要があります。

電子文書管理の手順を開発および承認する。

その保守の責任者を任命する。

受信および送信された文書の電子アーカイブを整理します。

電子文書の作成、受信、保存に関する規則を会計方針に規定し、電子文書の生成と署名の責任者を任命します。

電子文書に署名する権限を与えられた各従業員は、電子署名を持っている必要があります。

電子文書管理システムを作成した組織は、文書を印刷することはできませんが、電子アーカイブに保存することができます。

必要に応じて、アーカイブに保存されている文書を検査官向けに印刷したり、当事者の電子署名で署名された文書を適切に認証した上で提示したりすることができます。

EDI (電子文書管理): 会計士向けの詳細

EDIの時代に突入
サービス「1C-EDO」。「1C-EDO」のメリット「1C-EDO」サービスが最も収益性が高く、EDO経由で一括発送し、「1C-EDO」サービスは無料でご利用いただけます。 ... EDF 参加者の識別子。 EDF 設定プロファイルの作成 EDF 設定プロファイル作成後…「EDF の構成」に進みます。 EDF 設定開いたウィンドウで、次の操作を行う必要があります... EDF 経由で文書を交換する EDF 設定のリスト送信された「EDF 設定」には... 規制当局が表示されます。 EDI アーカイブ EDI システムを使用して、組織はコストを削減します...
メールアドレスやEDF運営者を変更する場合は税務当局への届け出が必要です
そしてEDFオペレーターとのいくつかの協定があるので、彼らと通信するには...。企業が EDF オペレーターを変更することを決定した場合、原則として電子オペレーターも変更されます... -6/19884@。 EDF 運営者の変更についても税務当局に通知する必要があります。
リース会社と連携する場合に電子文書管理に接続するための 8 つの論点
これは、認定された EDF オペレーターによって発行されます。 – 市場には多くの通信事業者が存在します。 ...オリジナルとして。 EDI プロセス自体はロシア連邦の法律によって規制されており、借手との電子文書管理システム (EDF) のサポートは… 認定された EDF オペレーターによって発行されます。 – 市場には多くの演算子があります...簡単な手順です。通常、EDF オペレーターはあなたの個人アカウントへのアクセスを提供します...2018 年、EDF オペレーターの専門家は、法的に重要な情報の流れが増加すると予測しています...
納税申告書の提出が遅れた場合の責任
電子文書管理 (EDF) オペレーターと、税務当局に EDI を提供するためのサービスの提供に関する契約を締結します。または...連邦税務局による EDF の権限を、EDF 運営者と契約を結んで適格な検証キー証明書を有する認定代理人 (仲介者...) に提供します...
電子申告システムの選び方の特徴
EDI レポートシステムは、複数の開発者によって提供されています。どのソフトも…？ EDI レポートシステムは、複数の開発者によって提供されています。各ソフトウェア...サービスは 100 社を超える EDF オペレーターによって提供されています。それぞれが、さまざまな EDI タスクに焦点を当てたソリューションとしての地位を確立しています。オペレーター選びに関しては…
電子署名を導入する前に知っておくべきこと
電子文書管理 (EDF) オペレーターのプラットフォーム上で、使用するすべてのアクション... ドキュメントの交換、および EDF オペレーターを介して送信されるドキュメントの数を最大化するためにほとんどのパートナーがどの EDF オペレーターを使用するか外部の取引相手へ。一体どんな変化が待っているのか…