主要な書記官秘書スキル。事務員のための良い履歴書の例

秘書アシスタントの仕事は、実行されるタスクの多様性、ダイナミックな状況、問題を迅速に解決し、同時にいくつかの種類の活動に従事する必要性によって特徴付けられます。このため、仕事を見つけようとしている候補者には、個人的およびビジネス上の多くの要件が提示されます。

申請者には重大な資格要件（事務に関する完全な知識、高等教育、外国語の知識）が求められる場合があります。したがって、話を聞いてもらうためには、秘書の履歴書を正しくフォーマットすることが重要です。

職務上の責任

通常、秘書はマネージャーの勤務日の計画、電話での会話、電子メールや普通郵便で受け取った手紙の処理に携わります。さらに、上司の指示を実行し、社内会議の速記録を保管する責任もあります。

今後のビジネス会議、イベント、書類提出の締め切り、カレンダースケジュールの変更などについて社員や直属の上司に通知することは、秘書の職務にほんの少し追加されるものにすぎません。

候補者の要件

事務局長の職への応募者は、社交的で、書面および口頭でのスピーチが適切で、きちんとしていて、勤勉で、気配りがあり、外国語を知っている必要があります。チームへの素早い適応力と、困難な状況を迅速に解決しようとする意欲は、評判の高い企業の経営陣によって高く評価される特性です。

秘書アシスタントの履歴書には何を書けばいいのでしょうか？

この文書の作成は、新しい会社で役立つビジネスおよび個人のスキルを列挙することから始める必要があります。

秘書の履歴書の主要なポイントの 1 つは、受けた教育です。外国語に重点を置いて人文学部を卒業した場合、これはまともな仕事をより早く見つけるのに役立ちます。

これまでの職歴を説明することは非常に重要です。以前に務めた役職で果たさなければならなかった職務上の責任についても言及する必要があります。

前職を尊厳を持って退職した場合は、元マネージャーの連絡先情報を安全に提供できます。会社の人事部門は秘書の履歴書に指定された情報を確認することができ、あなたの元上司はあなたの応募の迅速な検討を確実に促進します。

過去の仕事からの推薦状は、履歴書に追加するのに最適です。

履歴書の例

上記では、秘書の履歴書に含めるべき主な情報について説明しましたが、これからそのサンプルを示します。

フルネーム：パヴレンコ・オクサナ・ヴィクトロヴナ。

目標は「Technology X」社で秘書アシスタントのポジションを獲得すること。

生年月日：1969年6月12日。

連絡先電話番号: xxx-xx-xx-xx。

教育：

1980 ～ 1984 年 - モスクワ州立教育大学、教育心理学を専門としています。

2001 ～ 2006 年 - KhSUでのフランス語と英語の上達コース。

経験：

1985-2009 - 商業銀行「黄金の静脈」。役職はアシスタントマネージャー、秘書アシスタント。責任: 外国のパートナーとの交渉、オフィス文書の管理、規制の翻訳、交渉への参加、マネージャーの作業計画の作成、出張中の従業員のために外国のホテルの部屋を予約する。

専門スキル: 勤務スケジュールの作成、同僚やパートナー企業とのレセプションの企画、会議の議事録作成、法的要件に従った事務作業。

追加情報: 流暢な英語レベル。 Lotus、MS Office、WinFaxPro プログラムに関する流暢な知識。書き込み速度 - 毎分 240 文字。

登録住所: モスクワ、st. オクチャブリスカヤ、64歳、適切。 247.

婚姻状況：既婚、娘5歳。

希望給与：34,000ルーブルから。

これは秘書の履歴書の単なる例ですが、その実行は実際の要件に近いものです。

役職名に秘書だけではなく秘書アシスタントと表記される場合があるのはなぜですか? 秘書補佐と通常の秘書の違いは何ですか? ラテン語から翻訳された「参照」という言葉自体は、報告する、関連する、再現することを意味します。「査読者」という言葉の意味の 1 つは、報告を行う講演者、または抄録を読む講演者です。それ。秘書の職名にある「参考人」という言葉は、秘書の通常の職務に加えて、報告書やスピーチの作成、文書草案の作成、情報や分析資料の収集と作成などを意味します。多くの場合、秘書アシスタントは外国語の知識を求められます。従来、秘書補佐は、既製の文書を扱う通常の秘書とは異なり、文書作成のプロセスに参加し、文書の作成や作成に必要な情報の収集にも携わると考えられます。

事務作業を行う能力。
争いごとがなくストレスに強く、人とのコミュニケーション能力に優れています。
エレガントで心地よい外観。
オフィス機器、FAX、プリンター、コピー機の操作ができる方。
機密情報を扱う能力。
上級 PC ユーザー、Microsoft Word、Excel、PowerPoint、Outlook およびその他の電子メールプログラム。

秘書の履歴書のサンプル

間違いなく、履歴書にはビジネススタイルで作成された、このポジションへの応募者の写真が含まれている必要があります。また、自分自身をアピールするときは、身だしなみ、気配り、コミュニケーションスキル、組織力と落ち着き、オフィス機器の使用能力を強調する必要があります。 1 つ以上の外国語の知識があると、他の応募者よりも有利になります。自分の習熟度レベルを示す必要があります。秘書になるためには、特別な教育を受ける必要はありません。人々やビジネス文書を適切に扱うことができる必要があります。
秘書の履歴書の例をよく理解してください。

2001 - 2006
より高い：
シベリア国立交通大学 (SGUPS)、ノボシビルスク、鉄道技術者 - 建設者、専門は「橋と輸送トンネル」
2008年4月～5月
追加 (コース、トレーニング):
トレーニングセンター「知識は力」、ノボシビルスク、「人事部の検査官」、プログラム「1C コンピューターコース「給与と人事」による組織における人事記録管理と法的関係：バージョン 8.0」

秘書の履歴書の書き方

コメント: おそらく応募者はさまざまな仕事の選択肢を検討しており、受付係として働くことはその中の 1 つにすぎず、最も望ましい仕事ではありません。しかし、何らかの理由で、応募者はこの求人に履歴書を送ります。検索目的には欠員に近いものを指定するのが合理的です。クリニックの院長が「大企業のアシスタントマネージャーのポジション」という目標が書かれた履歴書を受け取ったら、奇妙です。そのような目的の履歴書が検討される可能性はゼロです。

民間の診療所の受付係の欠員には、ビザを取得するための書類を準備するスキルは必要ない可能性が高いです。また、マネージャーと緊密に連携するためのスキルも必要ありません。ただし、クライアントとのコミュニケーションの経験、医療トピックの知識 (少なくとも基本)、電話で緊張と忍耐を失わずに多くのコミュニケーションを行う能力が必要です。

秘書の履歴書のサンプル

— パスの発行とゲストへの挨拶（お茶、コーヒー）。
- オフィスの機能を確保する（家庭用品、事務用品の注文）。
— 宅配業者の活動を監視する。宅配便および郵便サービスを利用する。運送会社への発注。
— 従業員の出張の企画とサポート（チケットの予約、ホテルの予約、ビザ取得のための書類の準備）。

個人の資質 (選択):
(標準的な資質をリストアップすることも、あなたがプロフェッショナルであることを示す資質をメモし、証拠で裏付けることも可能です。)
— 高い効率性とプロフェッショナリズム、
— 会社の利益を守る能力。

秘書の履歴書のサンプル

完全な書類作成、ビジネス対応。
英語から/英語への書面翻訳 (契約書、ライセンス契約、広告資料、財務書類)、
ロシア語と英語での会議の録音。）;
マネージャーの勤務日を計画し、
来客の受付、商談の取りまとめ、
VIPゲストとの面会やエスコート、
観光客とビザのサポート (ホテルの予約、チケット、ビザ、招待状)。
オフィスコーディネート
情報の収集と処理、情報レビューの執筆の経験

2001 ～ 2004 年会社「ウィンドウズ」（プラスチック窓の製造・販売）
役職：次官補
責任:
ドキュメントの処理 (社内および社外のドキュメントフロー)、電話の受信と配信 (ミニ PBX)、ドキュメントの英語から英語への翻訳。マネージャーとの会議や交渉の計画と開催、電話会議の企画、チケットやホテルの予約と注文、訪問者の受け入れ。

履歴書のサンプル

オフィス活動の組織化
電話の受信と配信
登録と文書化、マネージャーによる署名のためのビジネス文書の準備
技術文書を含む文書の翻訳
オフィス機器を使った作業
交渉、会議、ミーティングの企画、議事録の作成
VIPゲストとのミーティングを企画する
快適で働きやすい職場環境の確保

秘書 - これが会社の顔です。秘書補佐という役職は非常に責任のあるものです。秘書補佐の職務には、電話の受信と配信、訪問者の対応などが含まれます。秘書の役職はキャリアの登竜門であるため、かなり高い教育レベルが必要であると一般的に認識されていますが、秘書補佐の容姿は企業の名刺です。秘書の責任は、コーヒーの提供と電話応対に限定される場合もあれば、重要な書類の作成やマネージャーとその家族のための余暇活動の企画にまで大幅に拡大する場合もあります。

秘書の履歴書のサンプル

以前の雇用主からの肯定的な評価は、応募者の成功の可能性を大幅に高めます。さらに、面接では、秘書対象者（事務員）の履歴書サンプルだけでなく、そのオーナーの外見や態度にも注意が向けられます。これは、秘書が会社の顔であり、訪問者やビジネスパートナーを迎える人であり、したがって組織の第一印象を形成するという事実によるものです。

機能上の責任:

文書管理;

通信の処理。

マネージャーのタスクを迅速に実行する。

会議、カンファレンスを企画し、訪問者を受け入れる。

オフィスの機能を確保します。実績:

電子文書フローの最適化。

オフィスマネージャー向けの研修の開発。

秘書の履歴書: サンプル

専門的なスキルと能力：受信した通信を受信して分類する、電話に応答する、登録してマネージャーに通知する、訪問者に会う、上司の作業計画を作成する、課題を実行する、手紙やメモを書く、あらゆる文書を扱う。 MS Office Excel、MS Office Word、MS Office PowerPoint、MS Office Access、MS Outlook、Consultant Plus、Lotus の自信のあるユーザー。オフィス機器を使った作業。

成功する可能性は十分にありますが、応募者が他の人より目立つ独自の能力や専門的スキルを発揮できない場合、履歴書は保留される可能性があります。秘書の履歴書の場合、外国語の追加知識、すべての MS OFFICE アプリケーションでの自信のある仕事、アシスタントマネージャーとしての職歴、人事などの利点が挙げられます。オフィス機器の取り扱いには注意が必要です。雇用主がスペシャリストのスキルをすぐに確認できるように、欠員に対して最も重要なスキルが常に最初に表示されます。

履歴書のスキルと能力の例 - 履歴書の書き方の説明

学歴、経験、前職での役職は履歴書の必須部分です。専門家として最も重要なスキルを説明せずに優れた履歴書を書くことは許されません。潜在的な上司が、誰でも雇用するのではなく、あなたを雇用したいという抑えがたい願望を抱くような方法で、これらのスキルを説明する必要があります。

雇用者にとって、あなたがどこで学び、専門的な経験を得たかを知るだけでは十分ではありません。彼は、あなたが何ができるか、そしてどのように彼の会社に役立つかを正確に知る必要があります。したがって、基本スキルを正しく説明することで、切望される仕事に就く可能性が大幅に高まります。

オフィスマネージャーの職の履歴書では、インターンシップの場所と実行した職務を示すことができます。多くの場合、研修生は文書のアーカイブなど、文書を扱う作業のみを任されています。書類処理が多い職種ですので、実務経験として反映できます。

登録、アーカイブ、事務処理などの文書管理。
受信と送信の両方の通信を処理します。
小規模な組織では、マネージャーの責任には、人材を採用したり、現在の空席状況を宣伝したりすることが含まれる場合があります。
通話の受信と再配信。受け取った情報を処理し、マネージャーのカレンダーを管理します。
従業員の出張の手配（チケットやホテルの予約など）。物流の初期組織 - ドライバーのルートと日常業務の作成。
このポジションには、ビジネス会議やプレゼンテーションの企画と支援が含まれます。

2018 年 8 月 5 日 3373

秘書の履歴書のサンプルはどのようなものですか?

正しい秘書履歴書のサンプル

ポドルスカヤ・イリーナ

キャリア目標：秘書

希望する収入レベル： 3万ルーブル

生年月日: 1986/02/11
宿泊施設：サンクトペテルブルク、地下鉄「モスコフスカヤ」駅
出張の準備ができていません。

連絡先：
電話: +7 (9хх) ххх-хх-хх
電子メール: [email protected]

主な知識とスキル:

さまざまな種類の文書を作成するための規則や規制に関する知識。
ビジネス上の連絡を行うため。
事務機器、ミニ自動電話交換機の所持。
責任感、気配り、ストレス耐性。
さまざまな人々と共通の言語を見つける能力。

実績:

受信した通信を処理するシステムを導入したことで、各文書のやり取りにかかる時間を平均 30% 削減できました。
オフィス内の電子ドキュメントフローを最適化します。

経験：

11.2013–04.2015 事務長

ビジネスデザイン LLC、サンクトペテルブルク

会社の活動分野：ウェブサイトの制作とプロモーション

事務、電子文書管理。
通信と着信を処理します。
会議の開催、参加者への通知。
オフィスの秩序を維持し、円滑に運営する。

08.2012–08.2013 秘書

メトロポリス LLC、サンクトペテルブルク

会社の活動分野: 不動産サービス

記録の保管、ビジネス上の連絡。
訪問者の受付、パスの注文。
通信で作業します。
マネージャーの勤務日を計画する。
イベントや注文について従業員に通知します。

11.2009–05.2012 秘書補佐

LLC「プロフィール」、サンクトペテルブルク

会社の活動分野: プラスチック窓の製造と設置

通信の受信と送信。
かかってきた電話の受信と配信。

教育：

2014 コネサンストレーニングセンター、サンクトペテルブルク – オフィスマネージャーコース、上級トレーニングディプロマ

2009 サンクトペテルブルク労働組合大学、サンクトペテルブルク

文化学部、専門分野「ソーシャルワーク」、高等教育卒業資格

追加情報：

外国語:英語 – 中級。

パソコンの知識：自信のあるユーザー (MS Office、インターネット、電子文書管理)、オフィス機器、ミニ PBX の知識。

現在、多かれ少なかれ大企業の経営者が一人で秘書なしで業務を遂行できるということは考えられません。多数のスタッフを擁し、さまざまな地域に支店や駐在員事務所が存在し、積極的な文書管理を行っている企業では、原則として、責任が明確に定義された、秘書、事務員、アシスタントなどの補完的なポジションがいくつかあります。小規模な組織では、スタッフを維持するための生産コストを削減するための重要な要素がレートの組み合わせである場合、秘書はユニバーサルワーカーとなり、その活動においてアシスタントマネージャー、事務員、および人事マネージャーの機能を組み合わせます。

事務員に割り当てられる責任の多くは標準的な職務記述書には明記されていませんが、特定の組織の機能の特殊性に基づいて雇用主自身によって決定されます。ただし、そのようなポジションの枠組み内での従業員の活動に関する一般的な規定がいくつか存在し、事務員の履歴書を作成するときにそれらを非常にうまく使用できます。

書記官秘書の職務責任

事務員は、アシスタントである直属のマネージャーの活動を合理化および体系化する上で重要な役割を果たすだけでなく、上司と部下、出演者と顧客の間のフィードバックを整理し、社内および組織間の効率的な文書の流れを確保する上でも重要な役割を果たします。部門。この点に関して、彼の責任には以下が含まれます。

顧客との電話および個人的な会話の実施、受信文書、ファックス、電話メッセージなどの受信、送信文書の処理および転送、直属の上司の命令を利害関係者に通知する。
マネージャーと会社の顧客、パートナー、従業員との間の会議の予約と開催。
訪問者の受付と登録、待機中の快適な環境の提供、秘書の権限内の問題についての情報提供。
標準的な報告文書の維持、現行法の枠組み内での文書の流れの確保、文書や手紙などのアーカイブの作成。

上記の機能からもわかるように、書記秘書の活動範囲は非常に多岐にわたります。本質的に会社の顔である秘書には、このリストに示されている職務を遂行することに加えて、次の資質が求められます。

有能でわかりやすいスピーチ、自分の考えを明確に表現する能力。
親しみやすさ、寛容さ、心地よい外観。
ビジネスマナーや対人マナーの知識。

どう思いますか: 履歴書には何を記入するか、添付する必要がありますか?

お使いのブラウザでは JavaScript が無効になっているため、投票オプションが制限されています。

専門家の意見

ナタリア・モルチャノワ

人事マネージャー

会社の効果的な運営は秘書に依存しているため、秘書は組織のマネージャーの右腕です。

秘書の職務には次のものが含まれます。

ビジネス文書の登録と作成、
上司からの要求を直接満たし、
あらゆる組織の問題を解決します。

そのような秘書が後にマネージャーや取締役の地位を獲得するケースがよくあるため、より大きな要求はキャリアの成長の見通しによって正当化されます。

秘書事務員の仕事結局のところ、通信の受信、電話での顧客との会話、会議の企画や事務作業が仕事となります。
受付秘書– 訪問者やゲストを受け入れ、交渉プロセスのサービスサポートを提供し、電話、ファックス、メールでクライアントとコミュニケーションします。
事務次官の責任– オフィス全体での従業員間の相互作用の効果的な組織化、作業エリアの管理と秩序の維持、ビジネスプロジェクトの開発への参加、最新のテクノロジーとテクニックに基づいた作業の組織化、安全な労働条件の順守。
個人秘書の仕事– 最も重要なイベントや活動のすべてを常に認識し、特定の組織のスケジュールを作成し、マネージャーの個人的な仕事のほとんどを実行してマネージャーを多くの責任から解放し、条件自体については個人的に話し合います。
法廷秘書官ほとんどの場合、特定の裁判官に関連付けられています。このような人物は文書作成の仕事を行い、法的手続きにも参加します。主な仕事は、訴訟の資料を準備することであり、そのためには、文書をアーカイブして事務所に転送し、国の法律の基準に準拠し、法廷審理の記録を保管し、召喚状を送付し、事件関係者を召喚する。このポジションの要件は非常に高く、高等の法学教育を受け、少なくとも 2 年の実務経験があり、パソコンの熟練ユーザーであることが求められます。
報道官– プレスセンターの従業員を検索して選出し、ブランドを代表し、関連性の高い興味深いニュース、情報、プレゼンテーションを準備します。彼の活動の大部分はメディアとのコミュニケーションに関係しています。
秘書による親密なエスコート（サービス）- これは恋人と従業員の完璧な組み合わせであり、ビジネスマンの日常業務すべてに可能な限り役立つものです。
秘書補欠員これは、従業員間の職責の分担、清潔さと秩序の維持、訪問者の受付の準備、最も重要かつ困難な書類の個人的な準備、実行された作業についての会社の責任者への報告を意味します。
経営者秘書という役職管理者による検討のために彼の通信を受け取ること、事務作業を行うこと、重要な決定を下すことに関するコンピュータ上での情報を収集して準備すること、上司に提出するすべての書類を準備することなどの職務を遂行することが求められます。